Moje wiadomości e-mail nie docierają lub trafiają do spamu: jak to sprawdzić

Czy wiadomość, którą Państwo wysyłają, nie dociera do adresata, albo trafia do jego folderu spam? Dzięki temu planowi działania zazwyczaj samodzielnie znajdą Państwo przyczynę. Prosimy przejść przez poniższe kroki w podanej kolejności.

1. Proszę sprawdzić, czy wiadomość została wysłana i co wróciło w odpowiedzi

• Otrzymali Państwo komunikat o błędzie? Taki zwrot (bounce) pochodzi od Mail Delivery System lub MAILER-DAEMON. Niemal zawsze znajduje się w nim informacja, dlaczego wiadomość nie dotarła. Kod rozpoczynający się od 5, np. 550 5.1.1, oznacza ostateczną odmowę. Kod zaczynający się od 4 jest tymczasowy: nasz serwer spróbuje ponownie później. Znaczenie najczęstszych komunikatów znajdą Państwo w artykule Komunikaty o błędach e-mail: Mail delivery failed.
• Brak komunikatu o błędzie? Proszę wyszukać wiadomość za pomocą funkcji Śledzenie poczty e-mail w DirectAdmin. Zobaczą Państwo wtedy, czy wiadomość została dostarczona, opóźniona czy odrzucona, oraz jaką odpowiedź dał serwer odbiorcy. Zob. Sprawdzanie, czy wiadomość e-mail dotarła za pomocą funkcji Śledzenie poczty e-mail.

Czy według funkcji Śledzenie poczty e-mail wiadomość została dostarczona? Oznacza to, że dotarła do serwera odbiorcy. W takim przypadku prosimy poprosić odbiorcę o sprawdzenie folderu spam lub folderu Niechciana poczta.

2. Proszę sprawdzić SPF, DKIM i DMARC

Dzięki tym trzem rekordom w DNS pokazują Państwo, że wiadomość rzeczywiście pochodzi z Państwa domeny. Jeśli jednego z nich brakuje, wiadomość częściej trafia do spamu lub jest odrzucana. Szczególnie Gmail, Outlook.com i Yahoo są w tym zakresie rygorystyczne.

1. Proszę otworzyć w Moje WebOké stronę produktu swojego pakietu i sprawdzić kartę Konfiguracja poczty e-mail. Czy MX, A (mail), SPF, DKIM i DMARC są oznaczone jako poprawne? Jeśli nie, zobaczą Państwo dokładnie, jaką wartość należy wprowadzić.
2. Proszę sprawdzić również kartę Domena / Kondycja e-mail na stronie domeny. Niektóre problemy można tam od razu naprawić za pomocą jednego przycisku.

Nie mają Państwo konta pod ręką? Na stronach www.weboke.pl/sprawdz-e-mail i www.weboke.pl/kondycja-domeny mogą Państwo bezpłatnie sprawdzić dowolną domenę.

3. Czy serwer pocztowy znajduje się na czarnej liście?

Jeśli w komunikacie o błędzie widnieje coś w rodzaju blocked using, listed at, Spamhaus lub RBL, oznacza to, że adres IP znajduje się na czarnej liście. Narzędzie do sprawdzania poczty e-mail pokazuje to również w sekcji Blacklist Status.

• Czy to adres IP WebOké? Monitorujemy nasze serwery i sami zgłaszamy prośby o usunięcie z listy. Jeśli zauważą Państwo problem wcześniej, prosimy założyć zgłoszenie z pełnym komunikatem o błędzie.
• Czy to adres IP Państwa własnego połączenia internetowego? Oznacza to, że program pocztowy nie wysyła wiadomości przez nasz serwer. Prosimy ustawić jako serwer wychodzący nasz serwer pocztowy, z logowaniem, na porcie 465 lub 587.

4. Poczta ze strony internetowej lub formularza kontaktowego

Wiadomości ze strony internetowej nie docierają? Często formularz używa adresu odwiedzającego jako nadawcy. Taki adres nie należy do Państwa domeny, w związku z czym wiadomość jest odrzucana lub traktowana jako spam.

• Proszę ustawić w formularzu nadawcę z własnej domeny, np. info@jouwdomein.nl, a adres odwiedzającego umieścić w polu Odpowiedz do (Reply-To).
• Proszę skonfigurować wysyłanie poczty ze strony internetowej przez SMTP z użyciem prawdziwej skrzynki pocztowej, zamiast funkcji PHP mail(). W WordPressie można to zrobić za pomocą wtyczki SMTP. Zob. Jak uzyskać prawidłowego nadawcę w PHP za pomocą mail()?
• Poczta jest obsługiwana przez innego dostawcę, np. Microsoft 365? Prosimy zapoznać się z artykułem Wysyłanie poczty przez PHP nie działa, rekordy MX wskazują gdzie indziej.

5. Inne przyczyny

• Duża liczba wiadomości naraz. Obowiązuje limit wysyłki 300 wiadomości dziennie na pakiet. Newslettery prosimy wysyłać za pośrednictwem usługi do newsletterów.
• Treść przypomina spam. Słabo wypadają same duże obrazy, dużo linków lub linki skrócone, a także słowa takie jak GRATIS pisane wielkimi literami.
• Przekazują Państwo wiadomości do Gmail lub Outlook.com. Przekazywana poczta jest tam często traktowana jako spam. Lepiej odbierać pocztę za pomocą IMAP.
• Niedawno wprowadzili Państwo zmianę w DNS. Zmiana nie zawsze jest widoczna wszędzie natychmiast. Prosimy sprawdzić ponownie po godzinie.
• Proszę sprawdzić wiadomości od WebOké. Jeśli występuje strukturalny problem z pocztą z Państwa pakietu, wysyłamy w tej sprawie wiadomość e-mail z informacją, co można zrobić.

Nie mogą Państwo znaleźć rozwiązania?

Prosimy założyć zgłoszenie w Centrum Wsparcia. Prosimy dołączyć pełny komunikat o błędzie, wraz z linią zawierającą kod, oraz podać adres nadawcy, adres odbiorcy i godzinę wysłania. Dzięki temu będziemy mogli od razu odnaleźć wiadomość.

Zob. również w instrukcji DirectAdmin: Moja wiadomość trafia do odbiorcy do spamu, Wysyłanie odrzucone: czarne listy i limity oraz Wysyłanie lub odbieranie nie działa: jak to rozwiązać.

Szczegółowe wyjaśnienie ze zrzutami ekranu: Wiadomość nie dociera: samodzielne sprawdzanie oraz Kondycja domeny i poczty e-mail: sprawdzanie i naprawa w instrukcji WebOké.